sábado, 28 de fevereiro de 2015

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terça-feira, 30 de setembro de 2014

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sábado, 19 de julho de 2014

Vamos Aprender Como Ter Cuidados com os Macaquinhos.

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Na qualidade de estabelecer melhor a analogia na nossa istoria entre o macaquinho e os processos que atribui e controla tarefas, devemos voltar urgentemente a programação ou agenda de compromissos do administrador, onde ele determina as regras objetivas que regulamenta os "tratamento e a alimentação dos macaquinhos". Na violação dessas regras o tempo discricionário será prejudicado.

Regra I - Nossos macaquinhos deverão ter morte a tiros ou ter bons tratamentos. Caso contrario eles morrem de fome e o Supervisor perderá seu valioso tempo devido as fúnebres cerimônias.

Regra 2 - O Supervisor tem capacidade de cuidar de apenas um determinado numero de macaquinhos, esse limite não deve ser excedido. Os subordinados estarão sempre criando quantos macaquinhos o supervisor tiver tempo para cuidar. O tempo para cuidar de cada macaquinho deve ser de mais ou menso 10 ou 15 minutos.

Regra 3 - A alimentação na base do "Deus nos Acuda" deve ser evitado, o administrador não deve cuidar que macacos que estejam morrendo.

Regra 4 - Os macacos não devem ser tratados nunca por escrito, devem sempre ser pessoalmente ou por telefone.

Regra 5 - Os macaquinhos devem serrem alimentados sempre com hora marcada bem como um grau de iniciativa. Eles devem ser revisados sempre, e de comum acordo, não devem nunca ser vagos ou indefinidos. Senão, o macaco morre de inanição ou termina nas costas do administrador.

Conclusão: Mantenha sempre o controle dos prazos e do tipo de ação que deve ser tomado. Esse conselho é um  elemento válido para gerir tempo administrativo. Para diminuir o tempo imposto por seus subordinados o administrador deverá aumentar o seu tempo discricionário.

O administrador deve utilizar parte de seu tempo discricionário para assegurar que seus subordinados tenham a suficiente iniciativa sem a qual o administrador não pode exercer sua atividade, mas deve certificar-se que tal iniciativa deva ser tomada.

Deve também usar a outra parte de seu tempo discricionário, agora mais amplo, para controlar os prazos e as exigências de seus subordinados e ou da organização.

Por fim sabemos que o administrador terá aumentado sua influência pessoal, o que, por sua vez, terá a certeza de que aumente, sem limites teóricos, a importância de cada minuto de tempo que vai despender, organizando o seu tempo na administração.

Extraído da Biblioteca Harward de Administração de Empresas.




sábado, 7 de junho de 2014

Como Transferir a Iniciativa!

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O que estivemos tentando fazer com esta analogia do "Macaquinho nas Costas" é transferir a iniciativa do Gerente para seus subordinados e mantê-la aí. Procuramos ressaltar um truísmo tão evidente quanto sutil. Ou seja, antes que um Gerente possa criar o senso de iniciativa em seus subordinados, deverá assegurar-se de que eles têm iniciativa. Se ele a tirar deles, não mais a terão e então ele pode perfeitamente dar adeus ao seu "Tempo Discricionário". Voltará, todo ele, a ser "Tempo Imposto pelos Subordinados". Também não é possível que ambos, Gerente e subordinado, tomem a mesma iniciativa ao mesmo tempo. O clássico inicio de conversa. "Chefe, temos um pequeno problema", dá a entender essa dualidade e apresenta, conforme já ressaltado anteriormente, que há um "Macaquinho" empoleirado nas costas de cada um, o que é uma forma muito ruim de abordar qualquer assunto. Por isso, tomemos alguns minutos para examinar o que preferimos chamar de "Anatomia de Iniciativa Administrativa".

Existem quatro graus de iniciativa que um Administrador pode exercer em relação ao Superior e á Organização:

1. Espere até ser chamado (Mínima iniciativa);
2. Pergunte o que deve fazer;
3. Recomende, depois tome a ação resultante;
4. Aja, mas informe normalmente (máxima iniciativa).

Evidentemente, o Administrador deve ser suficientemente profissional para não tomar as iniciativas 1 e 2, quer seja em relação aos Supervisores ou á Organização. Um Administrador que se vale da iniciativa  1 não pode controlar os prazos nem o tipo de aproveitamento do tempo imposto pelo supervisor ou pela organização.

Por conseguinte, ele abre mão de todo e qualquer direito de reclamar daquilo que lhe é mandado fazer ou da hora em que deve fazê-lo. O Gerente que toma a iniciativa 2 pode controlar os prazos, porém não o aproveitamento do tempo. As iniciativas 3 e 4 deixam o Administrador com condições de controlar ambas as coisas, sendo que o maior controle é o nível 4.

A função do Gerente, em relação ás iniciativas tomadas por seus subordinados, é dupla: primeiro, a de descartar o uso das iniciativas 1 e 2, forçando seus subordinados a aprenderem a dominar o "Trabalho em Equipe"; ou então para certificar-se de que para cada problema ou "Macaco" que sai de sua sala existe um nível estipulado de iniciativa que lhe é atribuído, além de prazo e local preestabelecido para a reunião posterior entre o Gerente e o subordinado. Isso deve ser devidamente anotado na agenda do Gerente.

Extraído do Ebook "Administração do Tempo de Fernando Augusto"


sábado, 31 de maio de 2014

Como nos livrar doa Macaquinhos.

O Gerente volta ao escritório, Segunda Feira de manhã, em tempo para permitir que seus quatro subordinados se reúnam na ante sala para vê-lo ás voltas com os "Macaquinhos" que lhe colocaram nas costas. Ele os chama á sua sala, um por vez. A finalidade de cada entrevista é a de pegar um macaquinho, colocá-lo jeitosamente sobre a mesa entre eles e, em conjunto, imaginar de que modo a providência seguinte poderá ficar por conta do subordinado. Em certos casos, isso pode ser uma tremenda dureza.

A próxima providência, por parte do subordinado, poderá ser definida de maneira tão vaga e indecifrável por este que o Gerente resolva - pelo menos por enquanto - deixar 0 macaquinho passar a noite nas costas do subordinado, fazendo com que este o traga de volta no dia seguinte, a uma determinada hora, para continuarem a discussão em conjunto, e só então seja tomada uma deliberação mais concreta por parte do subordinado.

É bom que se diga que os macacos costumam dormir tão bem nas costas ou nos ombros dos subordinados quanto nas costas de seus superiores.

Á medida que os subordinados vão deixando a sala, o Gerente é recompensado pela visão dos macaquinhos saindo de seu escritório, montados nas costas de cada subordinado. Durante as 24 horas seguintes, o subordinado não ficará esperando, mas sim o Gerente é que estará aguardando o subalterno.

Mais tarde, como se fosse para lembrar-se de que não existe nenhuma lei que o proíba de dedicar-se a um exercício saudável e útil nesse meio tempo, o Gerente passa pelas salas de seus subordinados, dá uma espiadinha pela porta e, jovialmente, pergunta: "Como vai a coisa, rapazes?"

O tempo gasto com isso é Discricionário para o Gerente e imposto pelo supervisor para o subordinado (parece que algumas coisas estão começando a entrar nos eixos...)

Quando o subordinado (com o "macaco" ás costas e o Gerente se reúnem á hora aprazada do dia seguinte, o Gerente explica quais são os regulamentos, mais ou menos assim: "De maneira alguma, enquanto eu o estiver ajudando nesta ou em qualquer outra questão, o seu problema se tornará meu problema. No momento em que o seu problema se tornar meu, você não mais terá um problema em suas mãos. E eu não posso ajudar quem não tem problemas, certo? Portanto, quando esta reunião se encerrar, o problema seirá desta sala exatamente da mesma forma como entrou - nos seus ombros. Você poderá pedir a minha ajuda a qualquer momento e nós tomaremos uma decisão conjunta sobre qual será a próxima providência a ser tomada e qual dos dois a tomará".
Nos raros casos em que a providência seguinte couber a mim, você e eu estabeleceremos isso de comum acordo. Portanto, fica entendido que eu não tomarei nenhuma providência sozinho!

O Gerente segue esta mesma linha de pensamento com cada um de seus subordinados até que lá pelas 11 horas da manhã percebe que não precisa mais manter a porta fechada. Seus "macaquinhos' desapareceram quase todos. Eles poderão voltar - mas somente com hora marcada. Sua agenda de compromissos vai cuidar disso, doravante.

Artigo extraído do ebook "Administração do Tempo" de Fernando Augusto




domingo, 25 de maio de 2014

Quem trabalha para quem afinal!

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Para tornar o que se segue mais verossímil, admitamos que estes quatro subordinados sejam tão ciosos como o tempo do Gerente que se esforcem a fim de que não mais de três "Macaquinhos" pulem das costas de cada um para as do chefe num mesmo dia de trabalho. Em uma semana de cinco dias, então, o Gerente terá ficado com sessenta "macaquinhos" esganiçados - o que é demais para que o coitado possa tratar de todos eles, um de cada vez. Portanto, o Gerente gasta o "tempo imposto por seus subordinados" jogando pra lá e pra cá com suas "Prioridades".

Na Sexta-feira á tardinha o Gerente encontra-se em sua sala, com a porta fechada para poder ter o necessário sossego e poder pensar na situação, enquanto seus subordinados aguardam, do outro lado, por uma última chance de lembrar-lhe, antes do fim da semana, que ele deverá "assobiar e chupar cana".

Imagine só o que estão dizendo, um ao outro, enquanto esperam para dar aquela palavrinha com o Gerente: "Que chateação... O homem não é capaz de tomar uma decisão... Como é que alguém consegue chegar aquela posição na empresa sem capacidade de decidir coisa alguma. É o que ninguém entende..."

O pior de tudo é que a razão pela qual o Gerente não pode tomar nenhuma decisão das "providências do "big boss" ou da própria organização. Para poder controlar tais exigências, ele precisa de tempo discricionário que, por sua vez, lhe é negado quando está ás voltas com todos casos "macaquinhos", Enfim, o Gerente fica preso a um verdadeiro circulo vicioso.

Mas o tempo está sendo perdido (o que não é bem verdade).

O Gerente administrativo chama a secretária pelo interfone e a instrui a dizer a seus subordinados que não poderá vê-los até segunda-feira pela manhã. Às 8 horas da noite ele vai para casa, com firme propósito de voltar ao escritório no dia seguinte e passar o fim de semana trabalhando. Retorna ao escritório bem disposto na manhã de sábado apenas para ver, no campinho de futebol que fica do outro lado da rua e que pode ser visto da janela de seu escritório, adivinhe quem está batendo uma bolinha e tomando umas cervejas?

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Era só o que faltava! Agora ele ficou sabendo quem realmente trabalha para quem. Além do mais, agora entende que, se conseguir realizar neste fim de semana tudo aquilo que veio decidido a fazer, a moral de seus subordinados se elevará tanto que eles aumentarão tranquilamente o número de "macaquinhos" que no futuro deixarão saltar para as costas do Gerente. Em suma, ele compreende agora, com a nitidez de uma revelação num monte sagrado, que quanto mais se aprofundar no trabalho mais e mais ficará atrasado no atendimento dos problemas. Ele então deixa o escritório com a pressa de quem vai tirar o pai da forca.

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O que pretende? Envolver-se de corpo e alma em algo que há muitos anos não tem tido tempo de fazer : passar um fim de semana inteirinho com a família (esta é uma das muitas alternativas de utilização do "tempo discricionário").

Na noite de Domingo ele assiste ao "Sai de Baixo" sem culpa e permite-se aproveitar 8 horas de sono tranquilo e imperturbável, porque já tem planos bem definidos para segunda feira. Resolveu livrar-se do !Tempo imposto por seus subordinados". Em troca, vai conseguir o equivalente em "tempo discricionário", parte do qual passará com seus subordinados para que estes aprendam a difícil, porém compensadora, arte de "Como Cuidar de Macacos".

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O Gerente também terá bastante tempo discricionário á sua disposição para controlar o cronograma e a espécie não só do tempo que lhe é exigido pelo "big boss", mas também do tempo que lhe é exigido pela empresa. Tudo isso poderá levar vários meses; porém, quando comparado com a maneira como as coisas iam antes, as compensações são enormes. O seu objetivo final é o de gerir seu próprio tempo administrativo.









sábado, 17 de maio de 2014

Afinal Onde está o Macaquinho?

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Vamos imaginar que o administrador esteja atravessando o corredor e nota que um de seus subordinados, o Sr. Fulano, vem vindo em sentido contrário. Quando os dois se cruzam, o Sr. Fulano cumprimenta amavelmente o Gerente, dizendo: "Bom dia!... A propósito, temos um pequeno problema. Sabe como é..."

À medida que o Sr. Fulano vai falando, o Gerente descobre nesse problema os mesmos dois aspectos fundamentais que caracterizam todas as questões que seus subordinados graciosamente lhe trazem á atenção. Isto é:

Ele já sabe de sobra o que acontece para compreender a situação mas... Não sabe o suficiente para tomar uma decisão ali mesmo, o que seria a atitude esperada dele. Após algum tempo, o Gerente diz: "Foi bom você ter trazido isso ao meu conhecimento. Só que estou com muita pressa no momento. Deixe-me pensar um pouco no assunto e eu o aviso em seguida". Cada qual segue seu rumo.

Analisemos o que acaba de ocorrer. Antes de os dois se encontrarem, com quem estava o "Macaquinho"? Com o subordinado, é claro. Mas, depois que se separaram, com quem ficou? Com o Gerente. Portanto, o "tempo imposto pelo subordinado" começa no momento em que o "Macaquinho" consegue pular das costas do subordinado para as costas do seu supervisor, e o pior é que não termina enquanto o "Macaco" não voltar ao seu dono para ser tratado e devidamente alimentado.

Ao aceitar o "Macaco" nas costas, o Gerente, voluntariamente, assume a posição de subordinado do seu subordinado. Ou seja, ele permite que o Sr. Fulano o faça de seu próprio subordinado ao realizar duas coisas que um subordinado geralmente deve fazer para seu chefe - o administrador tirou a responsabilidade das costas de seu auxiliar e prometeu-lhe que faria um relatório sobre as providências cabíveis.

O subordinado, para certificar-se de que o Gerente não deixou de compreender tudo direitinho, dará um pulo a sala e cordialmente lhe indagará: "Então, como vai a coisa, chefe?" (a isso se chama supervisão...).

Ou então, imaginemos que, ao encerrar-se uma reuinião de rotina com um outro subordinado, Sr. Beltrano, o Gerente administrativo lhe diga: "Ótimo. Mande-me um memorando sobre isso aí"

Analisemos este caso. O "macaco" está nesse dado momento nas costas do subordinado porque a próxima providência é dele. Porém, o ágil "Macaquinho" já está preparando o pulo... Olhe só que danado! O Sr. Beltrano obedientemente elabora o memorando solicitado e o coloca em sua caixa de saída. Pouco depois, o Gerente o retira de sua caixa de entrada e o lê com atenção. De quem é a vez agora? Do Gerente administrativo, é claro! Se ele não tomar uma providência logo mais, receberá um outro "memo" de seu subordinado, cobrando a coisa (essa é uma outra forma de supervisão). E quanto mais o Gerente demorar em responder, tanto mais frustrado ficará seu subordinado (este ficará "dando tratos a bola") e mais culpado o Gerente se sentirá (seu atraso no "tempo imposto pelos subordinados" estará aumentando cada vez mais).

Suponhamos, por outro lado, que numa reunião com o Sr. Sicrano, o Gerente concorde em fornecer-lhe todo apoio num plano de relações públicas que acaba de solicitar-lhe. As palavras finais do Gerente ao Sr. Sicrano são: "Avise-me de que forma posso ajudá-lo nisso, está bem?"

Agora examinemos a situação. Neste caso o "macaquinho" inicialmente encontra-se nas costas do subordinado. Mas, por quanto tempo? O Sr. Sicrano entende perfeitamente que não pode desenvolver o plano até que a sua proposta receba a aprovação do Gerente. E, por experiência própria, também sabe que sua proposta com certeza ficará arquivada na pasta do Gerente por várias semanas, aguardando que o chefe, com tempo, chegue até lá. Quem é que realmente está com o "Macaquinho", então? Quem estará cobrando de quem? Haverá muita "fundição de cuca" e novo atraso nas providências, uma vez mais.

Outro subordinado, o Sr. De Tal, acaba de ser transferido de um outro departamento, a fim de lançar e posteriormente administrar um projeto recém-criado. O Gerente disse-lhe que deveriam reunir-se logo mais, a fim de estabelecer uma série de objetivos para o cargo, e que "farei um esforço inicial para discutirmos então a questão"

Ora, analisemos este caso também. O subordinado assume o novo cargo (por nomeação efetiva) e toma a si toda a responsabilidade (por delegação efetiva), só que a providência seguinte cabe ao Gerente administrativo. Enquanto ele não a tomar, estará com o "Macaquinho" nas costas e o subordinado ficará de braços cruzados...

Mas porque as coisas são assim? Porque em cada um dos casos o Gerente e o subordinado entendem logo de cara, consciente ou inconscientemente, que o tema em questão é um problema conjunto. O "macaco" em cada caso começa montado habilmente nas costas de ambos. Tudo o que tem a fazer agora é mexer a perna errada e pronto! o subordinado habilmente tira o corpo fora. O Gerente fica, assim, com mais um bicho em sua coleção. Claro que macacos podem ser ensinados a não movimentar a perna errada. Mas é bem mais fácil evitar que ele suba nas costas , para inicio de conversa.

Extraido do Ebook "Administração do Tempo" de Fernando Augusto.

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domingo, 11 de maio de 2014

De Quem é a culpa?

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Esta é uma parte da "Estória dos macaquinhos", ou seja, da delegação PARA CIMA, PARA O LADO ou PARA BAIXO, para sua reflexão. Este artigo foi cedido a muitos anos atrás pelo consultor e amigo Renato Bernhoeft.

Observe, em seu dia-a-dia nas próximas 4 (quatro) semanas, quantos e quais simpáticos macaquinhos você está carregando e reflita por que nunca parece haver tempo suficiente para realizar tudo o que necessita ser feito.

Porque razão os administradores não têm tempo para nada, enquanto seus subordinados nada têm a fazer? Neste artigo vamos analisar a fundo o significado do tempo na administração, no que tange ao inter-relacionamento do administrador com seu "Big boss" (como chamaremos o chefe maior) e com seus subordinados.

Mais especificamente, vamos tratar aqui de três tipos diversos de tempo do administrador, a saber:

O tempo imposto pelo superior - para execução das atividades exigidas pelo superior e que o administrador não pode menosprezar sem sofrer uma admoestação direta e imediata.

O tempo imposto pela organização - para atender aos pedidos formulados ao administrador, para um apoio efetivo aos seus colegas. Essa ajuda também deve ser proporcionada, sob pena de ocorrerem admoestações, embora nem sempre diretas e imediatas.

O tempo imposto por ele mesmo - para realizar aquilo que o administrador criar ou resolver por conta própria. Uma parte deste tipo de tempo, porém, será tomada por seus subordinados e é chamada de "tempo imposto pelo subordinados". O tempo restante será todo seu e é chamado "tempo discricionário", imposto por seu livre arbítrio. O tempo autoimposto não está sujeito a nenhuma imposição externa, pois nem o "big boss" nem a organização podem repreender o administrador por não fazer o que eles nem sabiam que ele tencionava realizar.

A perfeita administração do tempo exige que o administrador tenha controle da programação ou cronograma de suas funções. Uma vez que aquilo que o "big boss" e a organização lhe impõem está apoiado nos regulamentos internos, ele não pode brincar com tais exigências. Portanto, o tempo que ele impõe a si próprio se torna seu principal motivo de preocupação.

A estratégia do administrador será. por conseguinte, a de aumentar o componente "discricionário" do tempo autoimposto, minimizando ou eliminando o componente "subordinado". Ele se valerá, então, do incremento adicional a fim de manter um controle mais efetivo das atividades que lhe são impostas pelo "big boss" e pela organização. A maioria dos Gerentes despendem muito mais do "tempo imposto pelo subordinado" do que podem imaginar.

Assim sendo, vamos utilizar aqui a analogia do "macaquinho" 9isto é, o problema) para analisar de que forma surge o tempo imposto pelos subordinados e o que o administrador pode fazer no sentido de evitá-lo.

Extraído do ebook: Administração do Tempo de Fernando Augusto.